Herramientas de Gestión de Tiempo: Time Blocking y Semáforo

Actualizado: 19 de jul de 2018

¿Has tenido alguna vez la sensación de que te faltan horas en el día? ¿Que pasan los días y las horas y no alcanzas a cumplir todos los objetivos que te propones? ¿Vas de un lado para otro corriendo, estresado/a? ¿Sin tiempo? Pues lamento comunicarte que no te falta tiempo, lo administras fatal que es diferente... ¿pero eso es bueno no? porque significa que lo puedes cambiar y aquí te doy dos herramientas por donde puedes empezar.





Seguro que mas de una vez has dicho aquello de "no tengo tiempo para..." ¿verdad? No te preocupes porque es algo tan común que me atrevería a decir que le pasa al 100% de las personas aunque sea alguna vez en la vida.


Lo primero que te voy a decir te puede sorprender o enfadar pero: no existe la falta de tiempo, existe la falta de gestión de ese tiempo que no es lo mismo.

¿Por qué a algunas personas parece que les cunde más el tiempo que a ti si los días duran 24h para todos? Porque seguramente tengan un sistema mejor que el tuyo para administrarse las tareas diarias y son más productivas.

Hay muchas técnicas para gestionar nuestro tiempo. Hoy quiero enseñarte dos que uso a diario, el Time Blocking y el Semáforo. Pero antes de aplicarlas debes hacer lo siguiente:


Clasifica las tareas en urgentes, importantes o no urgentes.


Saca papel y boli, una libreta, el blog de notas del móvil... lo que quieras y comienza a escribir todas las tareas que tienes pendientes. Después comienza a clasificarlas:


Las tareas urgentes


Son aquellas que tienes que hacer a la mayor brevedad posible. Son tareas que no se pueden posponer ni cancelar. Las tareas urgentes en un negocio por ejemplo son aquellas que si no se realizan ponen en peligro la actividad empresarial. Un ejemplo de una tarea urgente sería arreglar el servidor de tu página web sí tienes una tienda online porque si no funciona no tienes tienda.


Las tareas importantes


Son aquellas que hay que realizar sí o sí como las urgentes pero que no necesitan de una acción tan inmediata. Son tareas que debes agendar (ponerles una fecha límite o un día concreto para hacerlas) 


Las tareas no urgentes


Son aquellas que no tienen tanta importancia como las dos anteriores. Algunas de ellas incluso las podrías cancelar y olvidarte. Una tarea no urgente por ejemplo sería lavar el coche ya que el hecho de que el coche esté sucio no te impide continuar con tu vida (salvo que sea tu herramienta de trabajo y tengas que dar una buena imagen con ella) 


Los problemas comienzan cuándo empiezas a posponer (o procrastinar ) las tareas importantes hasta que se convierten en urgentes. Por ejemplo: ir posponiendo la presentación de la declaración de la renta hasta que te das cuenta el último día de plazo que no la has hecho. Una tarea que era importante y que tenías meses para hacerla se ha convertido en una urgente que desplaza a todas las tareas de ese día hasta que la realices. Como cuando te damos cuenta que te vence el seguro del coche ese mismo mes y no has llamado para mejorar el precio.

 

Cuándo vas todo el día corriendo "apagando fuegos" osea haciendo tareas urgentes, es porque no has sabido gestionarlas cuando eran importantes. Es verdad que puede aparecer un imprevisto por supuesto pero lo normal es que todas las tareas que se te acumulan encima son pospuestas o impuestas por otros a los que no has sabido decir que no.

Por eso, norma número 1 de la gestión de tiempo: clasifica tus tareas por orden de importancia.


Técnica del semáforo


Está técnica la uso a diario porque me resulta muy útil. Para ello tienes que apuntar tus tareas del día, de la semana, del mes... en un papel o en un bloc de notas del móvil. Si tu móvil no tiene bloc de notas hay una app muy interesante que te puedes descargar que se llama Google keep. la ventaja que tiene es que usa tu cuenta de google por lo que la tienes en el móvil y en cualquier ordenador que tengas a mano como si fuera tu Gmail.


Una vez que tengas todas las tareas escritas (puedes ir añadiendo tareas nuevas a lo largo del día) las tienes que clasificar por colores: rojo para las tareas urgentes, amarillo para las tareas importantes y verde para las tareas no urgentes.

A mi lo que mejor me funciona para la oficina es el papel. Yo lo que hago cada día al llegar al trabajo es coger un folio y escribir todas las tareas que tengo que hacer ese día, después comienzo a clasificarlas: pongo un circulito de color rojo a las tareas urgentes (qué hay que hacer sí o sí), amarillo las tareas importantes (las que sería aconsejable realizar ese mismo día o al día siguiente) y pongo en verde todas las tareas que van surgiendo pero que no tienen un plazo. Según las voy cumpliendo las voy tachando. Al final de la jornada transcribo a otro folio las tareas que se han quedado pendientes para el día siguiente. Intenta que no sean mas de dos o tres sino te deprimirás al día siguiente cuando veas el folio medio lleno ya.


Si en vez de un papel usas el Bloc de notas busca en la aplicación ya que te permite cambiar el color de la nota.


Puede parecer un sistema bastante simple pero ¿para que complicar las cosas?. Lo que consigues con los colores es saber con una simple ojeada las tareas que tienes pendientes y su urgencia sin necesidad de volver a releerlas y perder tiempo.



La técnica del Time blocking (o Time Boxing)


Es tan sencillo como clasificar las tareas por temáticas y agruparlas todas dentro de un bloque de tiempo.

Se basa en la idea de que ganamos más tiempo si hacemos todas las tareas qué son parecidas una detrás de otra. Por ejemplo te puedes dividir los bloques en: contestar emails, realizar presupuestos, hacer llamadas... Al realizar estas tareas en el mismo bloque evitarás la pérdida de tiempo que supone tener que mover la atención de una otra y más teniendo en cuenta que tu poder de atención (como el de todos los humanos) es bastante bajo y eres muy proclives a las distracciones. 


Es muy importante que en tareas profesionales sigas los ejemplos de no interrupciones que viste en el artículo sobrevivir en un caos de oficina.


Si por ejemplo quieres aplicar esto a tareas domésticas es mejor limpiar todos los cristales de la casa juntos, limpiar el polvo de todas las habitaciones, barrer el suelo de toda la casa... Puede parecer una tontería pero el tiempo que tardas en cambiar el paño de limpiar cristales por el del polvo o por el cepillo al final se acumula y terminas tardando bastante más de lo que deberías, por no decir que en el camino entre una habitación y el armario de la limpieza te puedes distraer con una camiseta mal colgada en el perchero que doblas y vas a meter en el armario, abres el armario y ves que el resto de camisetas están mal dobladas, sacas las camisetas y te pones a doblarlas, media hora después te preguntas ¿y yo que estaba haciendo? ¿Te suena familiar?


Haz limpieza de tareas pendientes


Si quieres comenzar a saber gestionar tu tiempo es de vital importancia que comiences con la lista de tareas lo más vacía posible. Por ello te sugiero que hagas un ejercicio para conocer todas tus tareas pendientes y limpiar esa lista.


Coge un bolígrafo y un papel o en un bloc de notas del móvil.


Comienza a apuntar todas las tareas pendientes que tienes ya sean urgentes importantes o no importantes. Este es un ejercicio que te llevará bastante tiempo porque tienes que hacerlo bien y pensar todo lo que tienes que hacer ya sean tareas personales, familiares, laborales, etcétera. En esta lista tienes que poner todo (y cuando digo todo es todo ya sea lavar el coche, comprarte unas zapatillas deportivas, llevar al perro a la peluquería, reclamar una multa de tráfico, hablar con tu jefe sobre tu ascenso...) Si lo haces bien esa lista tendría que tener al menos 100 tareas porque los seres humanos somos así... de ir posponiendo.


Una vez que tengas tu lista hecha comienza a priorizar usando la técnica del semáforo y luego las clasificas usando el Time blocking. De esta forma tienes que ir realizando todas las tareas pendientes y limpiar está lista. No hace falta que hagas todas porque a lo mejor hay algunas que se pueden cancelar. Pero ojo si las cancelas te olvidas de ellas no vale cancelarlas y que luego te ronden por la cabeza y te distraigan.


Y por último...


Ponte cada día un objetivo principal


No hace falta que sea algo super importante porque por suerte todos los días no tenemos que hacer tareas que condicionan nuestra vida. Puede ser por ejemplo escribir un whatsapp a un amigo con el que hace mucho tiempo qué no hablas.


La sensación de que hemos perdido el día la tenemos cuando nos dedicamos a ir haciendo tareas no urgentes mientras que dejamos las importantes de lado.

Comienza a hacer las importantes primero y verás como sientes que tus días están mejor aprovechados.

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Organízate con Eficacia. David Allen



Nueva edición totalmente revisada y actualizada del clásico best seller. •  Un libro imprescindible sobre organización y gestión del tiempo. 14 años después de la aparición del libro original, David Allen ha decidido reescribirlo todo para actualizarlo a las nuevas tecnologías y a las nuevas formas de trabajar. En esa primera década, el libro ha sido considerado por la revista Time como "El libro de autoayuda empresarial imprescindible de la década" y su sistema GTD (Getting Things Done) ha acaparado una ola de seguidores de todo el mundo La premisa del autor es que nuestra productividad está directamente relacionada con nuestra habilidad para relajarnos. Solo cuando nuestras mentes piensan con claridad y nuestros pensamientos están organizados podemos desarrollar todo nuestro potencial.



Productividad Personal Aprende a Liberarte del estrés con GTD. José Miguel Bolívar



Un sistema práctico de organización del trabajo que nos permite reducir el estrés, conseguir los resultados que deseamos, y que nos hace más eficaces en todos los aspectos de la vida. Productividad personal plantea como punto de partida el hecho de de que la naturaleza del trabajo ha cambiado profundamente en la era de la información. Nuestras tareas ya no resultan evidentes y nos sabemos bien cuándo están finalizadas; tampoco son estables ni predecibles, y lo que es más importante, no son proporcionales al tiempo que disponemos para hacerlas. Todo es nuevo más a menudo. Estos cambios han generado una situación de estrés creciente y general entre todos nosotros. Con demasiada frecuencia tenemos el sentimiento de que algo no va bien y que nos causará problemas, pero no sabemos ni de qué se trata, ni cuándo puede estallar y menos aún qué consecuencias puede tener. La metología GTD (creada por David Allen) parte del principio de que una parte importante de este estrés procede de los "compromisos mal gestionados". José Miguel Bolívar propone el uso de este método muy práctico para evitar que nuestra gestión dependa de la memoria, que es muy poco fiable, y nos introduce de forma muy sencilla y asequible en la fórmula GTD para la productividad personal, basada en herramientas para mantener el control de nuestras tareas y la perspectiva necesaria para tener claras las consecuencias a corto, medio y largo plazo de las decisiones que tomas.




Pon tu Vida en Orden. Alicia Iglesias


¿Por qué hay tanto interés por el orden? ¿Por qué lo necesitamos de pronto?  No solo nuestras casas se han llenado de cosas y necesitan orden; también nuestras agendas y relaciones, y nuestra vida en general se han saturado de actividades, compromisos y necesidades… Y la sensación de que no llegamos a nada y de que todo nos sobrepasa se ha vuelto crónica.  Alicia Iglesias nos enseña a simplificar, organizar y a poner orden en nuestra vida; en definitiva, a vivir más tranquilos y felices.


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